Elegir el software más adecuado para llevar la contabilidad de tu negocio puede resultar todo un reto tanto para PyMEs y emprendedores como para empresas más grandes.
El papel de la informática en el área contable se ha desarrollado tanto en las últimas décadas que prácticamente cualquier persona con conocimientos básicos de la gestión de la empresa, puede llevar esta tarea con sólo un poco de práctica.
Sin embargo, la contabilidad es una disciplina que se estudia durante años, tanto en la formación básica del ámbito de la administración, como en carreras universitarias y posgrados para la gestión financiera.
En ese sentido, lo primero que debe saber todo emprendedor es que, el área contable, requerirá siempre un profesional cualificado; como mínimo para realizar un seguimiento de los registros que se van generando con el programa de contabilidad.
- Sistemas informáticos de gestión contable
Estos sistemas facilitan todas las operaciones contables que, hasta no hace tanto, se llevaban en grandes libros contables físicos, y que incluso eran escritos y calculados a mano.
Un programa de contabilidad realiza todo eso de manera rápida y cómoda, reduciendo los recursos que demandaba anteriormente el proceso de registro y control de facturas, pero también simplificando la gestión de nóminas y control de pagos, entre otros.
Para resumir, entre las principales ventajas de los software contables se cuentan:
- Automatización: los programas de contabilidad incluyen las fórmulas para que el usuario sólo tenga que introducir los datos con los que el software realiza los cálculos más complejos.
- Velocidad: la automatización supone una rapidez en la ejecución de las operaciones y cáculos que no puede compararse con la de los recursos humanos.
- Volumen: el software contable está preparado para manejar un gran volumen de datos, incluso llevando varias cuentas al mismo tiempo con cálculos diferenciales según se introduzcan determinadas funciones.
- Reducción de costes: la adquisición del software supone una inversión que, comparada con otros modelos tradicionales de llevar la gestión de las empresas, se transforma una reducción de gastos en contratación de servicios.
- Informes: todo lo que antes se registraba en papel queda registrado rápidamente por programa contable, desde el libro diario al mayor, las sumas y saldos, así como la elaboración de los balances de situación.
- Seguridad: los datos son guardados en el ordenador como copia local, pero también pueden generarse copias de seguridad automáticas, incluso de almacenamiento remoto.
Todas estas utilidades de un software para llevar la gestión contable centralizada en la propia empresa suponen, al mismo tiempo, la posibilidad de tomar decisiones con información financiera en tiempo real.
- Aspectos clave de los software de contabilidad
Los programas informáticos se han ido perfeccionando y, con los múltiples avances tecnológicos, existen tantas soluciones como niveles de funcionalidad para diferentes tipos de negocio.
Los programas de contabilidad básica pueden categorizarse en diferentes tipos:
- Hojas de cálculo: como una herramienta clásica, aunque bastante limitada, para llevar aspectos contables básicos de la empresa; aunque supone un ahorro de costes, la configuración para facilitar algunas operaciones requiere un conocimiento avanzado en el uso de este tipo de programas.
- Software contable personalizado: se trata de instrumentos creados para la empresa, lo que supone una personalización para facilitar las tareas contables, pero también una inversión elevada según el tipo de desarrollo que se requiera y su actualización periódica.
- Software contable comercial: del que existen múltiples desarrollos, incluso algunos ajustados al tamaño o sector de la empresa, y suelen demandar una inversión periódica en la renovación de licencias de uso.
- Software contable gratuito: una opción algo limitada que las de pago, pero que ofrece funciones básicas para emprendedores autónomos, micro y pequeñas empresas; actualmente, la mayoría ofrece planes para escalar las funciones en virtud de las necesidades de crecimiento e incluso espacio para el almacenamiento de información en la nube.
Entre estas tipologías las opciones resultan innumerables, tanto en programas para llevar la contabilidad básica como para llevar incluso un número más amplio de gestiones de la empresa, como los ERP (Enterprice Resource Planning) que incluyen el manejo de inventario, recursos humanos, cadena de suministros y, por supuesto, la gestión contable.
En resumen, la elección del software para la gestión financiera y contable de la empresa supone elaborar una planificación interna detallada, contemplando entre otros, la disponibilidad de recursos humanos para llevar este tipo de gestiones.