Recordando lo obvio para una gestión eficaz del tiempo

“El tiempo es una secuencia de eventos, una continuidad, en la cual estos eventos, acontecimientos, ocurren uno tras otro, del pasado al presente y al futuro.” A. Einstein

Gestionar nuestro tiempo, de un modo eficaz, debe suponer un reto y a la vez una obligación permanente para nuestro quehacer. Por ello volver a recordarlo es una forma de mantener el enfoque.

Charles M. Schwab, quien transformó la compañía Bethlehem Steel en la más grande productora independiente de acero en el mundo, en una ocasión planteó un desafío durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy Lee: “Muéstreme una forma en que pueda lograr hacer más cosas con mi tiempo y le pagaré los honorarios que quiera, dentro de lo razonable”.

Lee le extendió una hoja de papel en blanco. “Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de importancia. Por la mañana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el número 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el número 2…, el 3…, etc. Al término del día deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista. Si no puede con este método, no podrá hacerlo con ningún otro. Pruébelo por unos días y luego págueme lo que crea que vale este consejo”.

Poco después, Schwab le envió a Lee un cheque por $25,000 USD. Más tarde dijo que ésta era la lección más rentable que pudo aprender en su carrera empresarial.

El tiempo es un proceso continuo en el cual confluyen acontecimientos del pasado, del presente y del futuro y por ello resulta tan complicado su gestión. Tan solo una correcta planificación podrá ayudarnos a reducir las variables a tratar y así facilitar el proceso. Luego herramientas como el sistema GTD nos facilitarán una mayor productividad del mismo.

¿Qué debemos recordar para mejorar nuestra gestión del tiempo?
Hace tiempo comentaba uno de los acrónimos que utilizo para ello: «APPOCo«. Se trata de las iniciales para los pasos de una gestión adecuada del tiempo que disponemos:

1. Análizar: ¿Qué se debe hacer? y ¿Cómo?.
2. Planificar y Priorizar: Decidir que hacer de este listado de tareas y en que orden.
3. Organizar: Preparar todo lo necesario para realizar las tareas.
4. Controlar: La planificación que hemos propuesto con los pasos anteriores.

Se trata de la esencia de una buena gestión del tiempo y del ABC para una gestión eficaz. Es la parte obvia.

Foto: R. Ferrari