Una de las tareas que hacemos frecuentemente en las empresas es firmar documentos. Que si contratos, que si presupuestos, que si acuerdos… Y esto, en muchos casos, todavía a la vieja usanza. Si, imprimiendo, firmando, escaneando, enviando. Sencillo desde el punto de vista digital, engorroso desde el punto de vista analógico y catastrófico desde el punto de vista medioambiental… Si a esto le añadimos que además ya hay que presentar documentos firmados digitalmente con la administración pues apaga y vámonos.
Me considero yo muy «techie» pero hace poco me recordaron que para algunas cosas soy de la vieja escuela… muy vieja…
¿Qué opciones podemos encontrar para enviar-recibir documentos que se firmen sin tantas complicaciones y, a poder ser, de forma digital?
Yo me he encontrado varias opciones que he comenzado a utilizar:
¿Cómo funciona?. Fácil, te das de alta en una web, tienen una versión gratuita que es la que yo he probado, y el proceso es relativamente sencillo. Cargas una plantilla, añades la opción de la firma, eliges el envío y envías para que el documento sea firmado. Una vez el cliente, proveedor, empleado o a quien le envíes el documento, recibe este en una versión digital. Ahí puede visualizarlo y firmarlo. Por último te llegará el aviso de la firma.
Se trata de una herramienta de escritorio del Ministerio de Industria.
Desde una interfaz gráfica permite la ejecución de operaciones de firma en documentos locales y para ficheros tipo .doc, .pdf y hasta imágenes .jpg. Si no fuese por que tienes que contarle, al usuario al que se lo envías, cómo funciona y que tiene que descargarlo para que pueda firmar y enviarte o al revés… sería más que suficiente. Pero… esto no lo hace y nos quedamos casi igual.
¿Qué beneficios tiene esto de la firma digital?
Bueno, en realidad, una vez profundizas, tiene muchos:
- Trazabilidad: No te arriesgas a modificaciones aleatorias y sorpresas de última hora.
- Sostenibilidad: Tenemos que ser conscientes de que estamos dañando el medioambiente y empezar con pequeños gestos como firmar digitalmente pdf.
- Productividad: Aunque no lo creamos estamos ahorrando muchos pasos para la firma de un documento. Si tienes que vender no lo tomes como algo baladí.
- Sencillez: Envías el documento, se firma desde el ordenador/móvil, listo.
Bueno, como os decía, yo soy novato en este tipo de menesteres, ¿qué programas/servicios utilizáis vosotros?