¿Cómo conseguir reuniones eficaces?

reuniones eficaces - empresa

Como decía en un post anterior la organización de reuniones puede ser una gran pérdida de tiempo, y esfuerzo, que en lugar de ayudarnos a esclarecer el asunto, por el cual fue convocada la reunión, nos haga perder la serenidad y objetividad necesarias.

Para evitar caer en el error tan solo debemos seguir unas sencillas pautas y lograremos unas reuniones eficaces:

  • 1. Antes de la reunión:
    • Determinar el objetivo de la reunión
    • Informar del mismo a los asistentes
    • Prever los detalles de la reunión: hora, material, información necesaria…
    • Fijar el tiempo de la misma
  • 2. Durante la reunión
    • Plantea los puntos del objetivo
    • Determina las personas y acciones futuras a llevar a cabo sobre el objetivo
    • Controla el tiempo y las interrupciones
  • 3. Después de la reunión
    • Resume los puntos anteriores
    • Documenta las responsabilidades asignadas junto sus fechas y resultados esperados.
    • Decide la efectividad de la reunión

Pero sobre todo, y como ya comentamos, hay algunas cosas que no deberíamos hacer a la hora de organizar reuniones:

que no hacer reunión

  • Convocar reuniones sin preparación previa
  • No informar del contenido de la reunión a los participantes
  • No planificar la reunión
  • No establecer un objetivo para la reunión
  • Convocar una reunión si se puede resolver el asunto con una llamada u otros…
  • Convocar la reunión por que si
  • Permitir la impuntualidad a la reunión
  • Convocar la reunión en la zona equivocada

Fotos: 1, 2

¿Que haces para conseguir reuniones más eficaces?

10 comentario en “Reuniones eficaces

  1. Buen resumen, Jesús.

    Ya me gustaría que todas mis reuniones se rigiesen por esos sencillos y efectivos principios. Lamentablemente, las más frecuentes son las de aquí te pillo y aquí te mato: “vamos a reunirnos un momento, Paco, porque hay un asunto importante que tratar”. “Es queeeee, ahoraaaaa”. “Nada, van a ser cinco minutosssss”. Luego, claro, no son cinco minutos.

    Me apunto tu resumen como check-list para aquellas reuniones que convoque yo. Es lo suficientemente escueto para leerlo en un momentillo, y lo suficientemente completo como para hacer de las reuniones una herramienta de trabajo realmente útil.

    /Paco.

  2. Hola Paco,

    El problema no es que haya reuniones en las que es preferible saltarse todas las reglas y solucionar el problema…la cuestión es que todas las reuniones se hagan así…

    Las reuniones son necesarias y útiles cuando se les da sentido y utilidad, valga la redundancia…sino se convierten en ladrones de tiempo.

    Por supuesto que la situación de cada persona/empresa ha de ser la que defina el sentido de estas y su verdadera utilidad ante lo cual la prueba-error es la mejor herramienta…

    Muchas gracias por tu comentario Paco.

    Saludos,

  3. Buenas tardes, de verdad que su pagina es una excelente guia para las personas que estamos por el camino de cargos de supervision. De verdad los felicito por ella.
    Como punto aparte deseria que me dieran unos pqueños tips ya que recientemente fui promovido a un cargo de peso en la compañia donde laboro, es mi primera experiencia como jefe y aparte debo velar por 12 personas bajo mi cargo. De verdad agradeceria la ayuda ya que deseo dar lo mejor de mi pero no se por donde debo arrancar. Gracias

  4. Excelente lista de comprobación para preparar y mantener reuniones.
    A mi me preocupan también las reuniones con una sola persona del equipo de seguimiento de proyectos. He descubierto que si haces un esfuerzo por preocuparte por el estado de tu interlocutor antes de entrar en el asunto se produce un efecto de empatía y comunicación que ayuda mucho

  5. Muchas gracias por la explicación. La verdad es que muchas veces las reuniones acaban siendo verdaderos ladrones de tiempo. El no tener objetivos claros que queremos conseguir, ni un organigrama produce que muchas veces salgamos más perdidos de una reunión de como estábamos antes de entrar. Mi truco personal cuando organizo reuniones es enviar los documentos que vamos a tratar a mis compañeros, para que todos tengamos claro de qué vamos a tratar y qué puede aportar cada uno. En internet he encontrado estos 12 consejos prácticos que creo que puede ampliar un poco más tu información y ayudarnos a todos a organizar mejores reuniones, solo cuando sean verdaderamente necesarias

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